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公司办公室发文处理程序

点击:395 次     添加日期:2013/1/17      [ 打印 ]  [ 收藏 ]  [ 下载 ]

公司办公室发文处理程序

 

公司办公室所发出的一切文件材料,统称发文。发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。
  一、拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序,是关系到文件质量的基础工作,必须十分认真细致。
  二、会签。各职能部门需以公司名义发文时,部门负责人在公文稿纸“核稿”栏签字;凡涉及到其他有关部门事宜,要事先与有关部门会签,核稿或会签后送办公室。
  三、核稿。即对文件草稿进行审核。由办公室分管文字的负责人在草稿未送主管审批之前,依据公文的基本要求,对草稿的体式、内容等进行全面的审核。
  四、签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批,文件草稿经总经理签发后,即成为最后定稿,文件据此生效。
  五、编号。文稿经总经理签发后,要进行编号登记,防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排,一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成,如,科达字(××××)第×号。
  六、打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制,在印制过程中,必须做到:
  1、必须以经总经理签发后的定稿为依据,忠于原稿,不得随意改动,确需改动的要报经签发人批准。
  2、注意排版艺术,版面的安排要美观大方、赏心悦目。
  3、注意保密,文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好,防止泄密。
  七、校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节,也是办公室的一项重要工作职责。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行,三校最好由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准,进行认真仔细地校对,连标点符号也不能放过,把住文件制发的最后一关。
  八、用印。即在制成的公文上加盖机关印章,这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当,即所谓“上不压正文,下要骑年盖月”。
  九、分发。发放文件时,必须建立发文登记簿,严格履行收文人签字手续,保证文件发放不出差错。
  十、归挡。这是发文处理工作最后一道工序,即将制成的文件连同文稿一起,按正文在上、草稿在下的顺序收集起来,年终按文书档案管理的要求,整理归档。

 

 

                公司办公室

 

              2005年2月22日

 

 

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